ChatGPT for Excel y Google Sheets: cómo instalarlo y usarlo

ChatGPT for Excel es el complemento oficial de OpenAI que pone ChatGPT en una barra lateral dentro de Excel, y tiene un hermano para Google Sheets. Desde ahí le pides en lenguaje normal que cree una hoja, escriba o explique una fórmula, limpie datos o resuma una pestaña, y él trabaja sobre las celdas.

En esta guía verás cómo instalarlo en Excel y en Google Sheets, qué puedes hacer con la cuenta gratuita, un ejercicio completo con una hoja de ventas, prompts para copiar y en qué se diferencia de otras opciones con nombres parecidos, como GPT for Excel, Copilot o la función AI de Google.

Respuesta rápida: en Excel, entra en Inicio → Complementos, busca ChatGPT, añádelo e inicia sesión con tu cuenta. En Google Sheets, ve a Extensiones → Complementos → Descargar complementos y busca ChatGPT. Funciona también con la cuenta gratuita de ChatGPT, pero con un uso limitado. Prueba siempre sobre una copia del archivo y revisa cada fórmula antes de fiarte del resultado.

Información comprobada en las páginas oficiales de OpenAI, Microsoft y Google el 4 de octubre de 2026. Los menús, planes y límites cambian a menudo.

Qué es ChatGPT for Excel (y ChatGPT para Google Sheets)

Son dos complementos oficiales de OpenAI que abren ChatGPT en un panel lateral de la hoja de cálculo. OpenAI los lanzó primero en beta y desde el 5 de mayo de 2026 están disponibles de forma general en todos sus planes.

Con ellos puedes:

• Crear hojas desde cero: presupuestos, registros, planes o plantillas.
• Escribir, explicar y corregir fórmulas.
• Detectar duplicados, celdas vacías y datos con formato incoherente.
• Analizar varias pestañas y resumir tendencias.
• Preparar escenarios (base, optimista y pesimista).
• Crear gráficos y dar formato cuando la función lo permite.

La diferencia con copiar y pegar en el chat de ChatGPT es que el complemento ve la hoja y puede modificarla. Eso ahorra tiempo, pero también obliga a revisar mejor lo que cambia.

ChatGPT for Excel gratis: qué incluye cada plan

Sí, con matices. OpenAI lo ofrece en todo el mundo para los planes Free, Go, Plus, Pro, Business, Enterprise, Edu y K-12:

• Free y Go: acceso con uso limitado.
• Plus y Pro: sujeto al límite de uso «agéntico» del plan, que se comparte con otras funciones de ese tipo.
• Business, Enterprise, Edu y K-12: según los límites o créditos de cada plan.

OpenAI no publica un número fijo de tareas gratuitas: el consumo depende del tamaño del libro y de lo compleja que sea la petición. Si solo necesitas una fórmula de vez en cuando, también puedes hacerlo gratis desde el chat normal de ChatGPT (lo verás más abajo).

Antes de empezar: prepara una copia segura

El complemento puede modificar celdas, fórmulas y formato. Para la primera prueba:

• Duplica el archivo original y trabaja sobre la copia.
• Quita nombres, correos, teléfonos y cualquier dato personal.
• Empieza con una sola pestaña y una tarea pequeña.
• Pide que te explique el plan antes de editar nada.
• Comprueba los totales con una calculadora o con el método que ya usabas.

Si te cuesta pedir las cosas con claridad, repasa antes esta guía sobre cómo escribir un prompt que funcione.

Cómo instalar ChatGPT en Excel

Funciona en Excel de escritorio y en Excel para la web.

1. Abre Excel y crea un libro nuevo o abre una copia de prueba.
2. Ve a Inicio → Complementos.
3. Busca ChatGPT y comprueba que el editor sea OpenAI.
4. Añádelo y ábrelo desde la cinta de opciones.
5. Inicia sesión con tu cuenta de ChatGPT.

También puedes instalarlo desde su ficha en Microsoft Marketplace. En una cuenta de empresa, puede que el administrador de Microsoft 365 tenga que autorizarlo.

Cómo instalar ChatGPT en Google Sheets

1. Abre una hoja de cálculo nueva o una copia.
2. Ve a Extensiones → Complementos → Descargar complementos.
3. Busca ChatGPT, comprueba que sea el de OpenAI e instálalo. También tienes la ficha en Google Workspace Marketplace.
4. Revisa los permisos que pide antes de aceptar.
5. Ábrelo desde Extensiones e inicia sesión con tu cuenta de ChatGPT.

El complemento pide permiso para ver y gestionar las hojas en las que lo usas y para mostrar su panel lateral. No aceptes sin leer, sobre todo si trabajas con documentos de clientes o de tu empresa.

Ejercicio práctico: analizar una hoja de ventas

Sirve igual en Excel que en Google Sheets. Crea una pestaña llamada Ventas con estas columnas: Fecha, Producto, Unidades, Precio unitario, Canal e Ingresos. Rellena diez filas con datos inventados y deja vacía la columna Ingresos.

1. Pide un plan antes de tocar nada

Antes de editar, dime qué pestañas, columnas y rangos vas a modificar. No cambies todavía ninguna celda.

Si la respuesta propone tocar todo el libro, acota más el encargo.

2. Crea la fórmula y aplícala

En la pestaña Ventas, calcula Ingresos multiplicando Unidades por Precio unitario. Aplica la fórmula solo a las filas con datos, no cambies el formato y explica la fórmula que has usado.

Comprueba dos filas a mano: si una tiene 3 unidades a 20 euros, el resultado debe ser 60 euros.

3. Limpia los datos sin borrar información

Busca filas duplicadas, fechas con formato distinto y celdas vacías. No borres nada: dame una lista con la celda exacta de cada problema y la solución que propones.

Es más seguro que pedir «limpia la hoja», porque primero ves qué considera un error.

4. Crea un resumen

Crea una pestaña nueva llamada Resumen con los ingresos totales, las unidades vendidas por producto y los ingresos por canal. Añade un gráfico de columnas por canal y, al terminar, enumera las celdas y fórmulas que has creado.

Comprueba que los totales coinciden con la suma de la pestaña original. Un gráfico bonito no garantiza que los datos sean correctos.

Prompts útiles para Excel y Google Sheets

Indica siempre la pestaña, el rango y lo que no debe cambiar:

Explica por qué la celda B145 muestra un error. Revisa la cadena de fórmulas y propón una solución sin aplicarla.

Escribe una fórmula que clasifique el margen de la columna E como alto (más del 30 %), medio (entre 10 % y 30 %) o bajo. Explícala antes de insertarla.

Busca en la columna Importe valores muy alejados del resto y señala la celda, pero no los corrijas.

Crea una pestaña con escenario base, optimista y pesimista a partir de la pestaña Previsión. No modifiques la pestaña original.

Añade una nota en cada fórmula nueva explicando qué hace y dame un resumen de los cambios.

Tienes más ideas para el trabajo diario en los mejores prompts en español.

Prompts para fórmulas de Excel en español

Excel en español usa nombres de función traducidos y, normalmente, punto y coma como separador. Díselo en el prompt para que no te devuelva la versión inglesa:

Trabajo con Excel en español (funciones en español y separador punto y coma). En la hoja [nombre], la columna A tiene [qué], la B [qué] y la C [qué]. Escribe una fórmula para [objetivo] en la celda [celda], explícala parte por parte y dime con qué dos filas puedo comprobar que funciona.

Algunos encargos típicos que puedes adaptar:

• «Busca el precio de cada producto de la hoja Pedidos en la hoja Tarifas con BUSCARX y muestra “No encontrado” si no está».
• «Suma las ventas por comercial y mes con SUMAR.SI.CONJUNTO».
• «Cuenta cuántos pedidos tienen estado “Pendiente” con CONTAR.SI».
• «Envuelve esta fórmula en SI.ERROR para que no muestre #N/D».

Si te devuelve VLOOKUP o SUMIFS, pídele la versión en español (BUSCARV, SUMAR.SI.CONJUNTO) o pega la fórmula: Excel en español no reconoce los nombres ingleses.

Otras IA para Excel: Claude y Gemini

• Claude for Excel: complemento de Anthropic para Excel en la web, Windows y Mac. Solo funciona con planes de pago de Claude (Pro, Max, Team o Enterprise).
• Copilot en Excel: integrado en Microsoft 365, con las condiciones que explicamos más abajo.
• Gemini en Hojas de cálculo: en Google Sheets, con la función AI y el panel de Gemini según tu cuenta.

Para la mayoría de usos personales, el complemento de ChatGPT con la cuenta gratuita es la opción más sencilla de probar. Si trabajas con datos de clientes, revisa antes la guía de privacidad en ChatGPT y Gemini; y si llevas tus cuentas como autónomo, tienes más ideas en IA para autónomos.

Cómo usar ChatGPT con Excel sin instalar nada

Si no quieres instalar el complemento o se te acaba el uso gratuito, el chat normal de ChatGPT (o de Gemini, Copilot o Claude) también te ayuda con Excel. La diferencia es que tú copias y pegas: la IA no toca tu archivo.

Tengo en Excel (configuración en español) las columnas A: Fecha, B: Cliente, C: Importe. Escribe una fórmula para sumar los importes del cliente que escriba en F1 durante el mes que escriba en F2. Usa punto y coma como separador y explica cada parte.

Dos trucos: di si tu Excel está en español (los nombres de las funciones cambian, por ejemplo SUMAR.SI.CONJUNTO en lugar de SUMIFS) y pega solo unas filas de ejemplo con datos inventados, nunca la hoja entera con datos reales.

ChatGPT for Excel, GPT for Excel y Copilot: no son lo mismo

Los nombres se parecen y es fácil confundirlos:

Un aviso si usabas la función =COPILOT() de Excel: Microsoft la retiró el 14 de septiembre de 2026. Los resultados que ya estaban calculados se conservan, pero al recalcular la celda aparece el error #NAME?. Microsoft recomienda pedir lo mismo en el panel de Copilot.

En Google Sheets, la función AI (=AI() o =Gemini()) genera, resume o clasifica texto dentro de una celda, por ejemplo =AI("Clasifica el comentario como positivo, negativo o neutral", B2). Solo ve el intervalo que le indicas, no la hoja entera, y tiene límites de uso.

Excel o Google Sheets: cuál elegir

• Excel, si tu empresa ya usa Microsoft 365, trabajas con libros grandes o prefieres la aplicación de escritorio.
• Google Sheets, si colaboras desde el navegador o tu equipo usa Google Workspace.

La capacidad del complemento de ChatGPT es parecida en los dos. Decide según dónde estén tus archivos y qué permite tu organización.

Limitaciones y privacidad

• Historial aparte: las conversaciones del complemento no se mezclan con tus chats normales de ChatGPT.
• Sin memoria: no usa la Memoria de ChatGPT, así que cada encargo necesita su contexto.
• Macros: VBA y las macros pueden no funcionar del todo; revisa cualquier tarea avanzada.
• Errores: puede equivocarse con fórmulas, rangos y cifras.
• Datos: OpenAI procesa la petición y el contenido relevante del libro, y algunos registros pueden conservarse hasta 30 días por seguridad. En Excel intervienen también las condiciones de Microsoft y en Sheets las de Google.

No subas nóminas, historiales médicos, contraseñas, datos bancarios ni datos de clientes sin autorización. Si la hoja sirve para decisiones fiscales o financieras, que la revise un profesional. Para una pequeña empresa, en la guía de IA para pymes tienes más formas de empezar con tareas de poco riesgo.

Errores habituales

Pedir «analiza esta hoja» sin concretar

Di el objetivo, la pestaña, las columnas y cómo quieres el resultado.

Trabajar sobre el archivo original

Usa una copia hasta que sepas cómo se comporta el complemento.

Fiarte de una fórmula porque parece correcta

Pruébala con dos o tres casos que puedas calcular a mano.

Dar acceso a más datos de los necesarios

Limita la tarea al rango imprescindible y elimina los datos personales.

Preguntas frecuentes

¿ChatGPT for Excel es gratis?

Puedes usarlo con la cuenta gratuita de ChatGPT, pero con un uso limitado. En Plus y Pro depende del límite de uso agéntico del plan, y en los planes de empresa, de sus límites o créditos. OpenAI no publica un número fijo de tareas.

¿Cómo instalo ChatGPT en Excel?

Ve a Inicio → Complementos, busca ChatGPT, comprueba que el editor sea OpenAI, añádelo, ábrelo desde la cinta e inicia sesión con tu cuenta de ChatGPT.

¿GPT for Excel es lo mismo que ChatGPT for Excel?

No. ChatGPT for Excel es el complemento oficial de OpenAI. GPT for Excel es de GPT for Work, una empresa independiente, y funciona con su propia cuenta y su propia prueba gratuita.

¿Puede crear fórmulas automáticamente?

Sí. Puede proponerlas, insertarlas y explicarlas. Antes de usarlas, comprueba las referencias, el separador (en español suele ser el punto y coma) y el resultado con un par de casos.

¿Qué pasó con la función COPILOT de Excel?

Microsoft la retiró el 14 de septiembre de 2026. Los valores ya calculados se mantienen, pero al recalcular devuelve #NAME?. Puedes pedir lo mismo en el panel de Copilot en Excel.

¿Sustituye a saber usar Excel?

No. Te ahorra tiempo y te explica las fórmulas, pero tienes que entender tus datos y revisar el resultado. Cuanto más importante sea la decisión, más debes comprobar.

¿ChatGPT para Excel funciona en español?

Sí, puedes escribirle en español. Indica que usas funciones en español y punto y coma como separador para que las fórmulas que proponga funcionen en tu Excel.

¿Hay alguna IA para Excel gratis?

Sí. ChatGPT for Excel funciona con la cuenta gratuita de ChatGPT, con uso limitado. Claude for Excel, en cambio, requiere un plan de pago de Claude.

¿ChatGPT for Excel funciona en Excel online?

Sí. Según OpenAI, el complemento se instala desde Inicio → Complementos tanto en Excel de escritorio como en Excel para la web.

Conclusión

ChatGPT for Excel y su versión para Google Sheets funcionan mejor con una tarea concreta, una copia del archivo y un resumen de cambios al final. Empieza con una hoja inventada, limita los rangos y comprueba cada cálculo. Si solo necesitas una fórmula puntual, el chat normal también te sirve sin instalar nada.

Si lo siguiente que quieres automatizar son los correos y el seguimiento, sigue con esta guía para automatizar el email con IA.

Fuentes

Comprobado el 4 de octubre de 2026 en la ayuda de OpenAI sobre ChatGPT for Excel y Google Sheets, el anuncio de OpenAI, la página del complemento, la ayuda de Microsoft sobre la función COPILOT y sobre Copilot en Microsoft 365 Personal y Familia, la ayuda de Google sobre la función AI de Hojas de cálculo y la web de GPT for Work. No se probaron todas las combinaciones de plan, región y configuración de empresa. El 22 de octubre de 2026 se volvió a revisar la ayuda de OpenAI (disponible también en los planes Free y Go con uso limitado) y la documentación de Claude for Excel.